Blog

Soft Opening và Grand Opening khác nhau như thế nào? Hướng dẫn các bước tổ chức

Nếu bạn đang có ý định kinh doanh nhà hàng, hay chỉ đơn giản là một người ưa thích trải nghiệm FnB, chắc chắn đã từng nghe qua “Soft opening” hay “Grand opening”. Với những nhà hàng sắp khai trương, soft opening và grand opening không chỉ là một cơ hội để công bố sự hiện diện của nhà hàng mà còn để tạo ấn tượng mạnh mẽ với cộng đồng và khách hàng tiềm năng. Hãy cùng Gia Restaurant khám phá sự khác biệt giữa Soft Opening và Grand Opening cùng với các bước cơ bản để tổ chức hai loại sự kiện này.

Soft Opening là gì?

Mục tiêu     

Soft Opening (Mở Cửa Mềm) thường được tổ chức trước Grand Opening. Mục tiêu của Soft Opening là đảm bảo mọi hoạt động kinh doanh đều vận hành trơn tru trước khi chính thức khai trương. Giai đoạn này giúp doanh nghiệp kiểm tra và hoàn thiện các quy trình làm việc, từ dịch vụ khách hàng, quản lý hàng hóa, đến sử dụng công nghệ. 

Đồng thời, Soft Opening tạo cơ hội cho việc đào tạo và đánh giá nhân viên trong môi trường làm việc thực tế, nâng cao kỹ năng và hiệu suất của họ. Việc thu thập phản hồi từ một nhóm khách hàng nhỏ giúp doanh nghiệp nhận diện các vấn đề cần cải thiện, đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ khi khai trương chính thức. Mục tiêu Soft Opening

Khán giả

Khán giả của Soft Opening thường là nhóm khách hàng được chọn lọc, bao gồm bạn bè, gia đình, đối tác kinh doanh, và một số khách hàng tiềm năng. Nhóm này có thể bao gồm các khách hàng thân thiết, những người có ảnh hưởng trong cộng đồng hoặc trong ngành, và đôi khi là nhân viên hoặc người quen của nhân viên. Với mục tiêu là nhận được phản hồi trung thực và xây dựng mối quan hệ tốt trước khi khai trương chính thức, tệp khán giả này giúp doanh nghiệp kiểm tra và điều chỉnh các dịch vụ, sản phẩm, và quy trình để đảm bảo một sự ra mắt suôn sẻ.

Quy mô

Quy mô của Soft Opening thường nhỏ và giới hạn hơn so với Grand Opening. Sự kiện này chủ yếu mời một nhóm khách hàng thân thiết để thử nghiệm các dịch vụ và sản phẩm. Quy mô hạn chế giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát và điều chỉnh quy trình vận hành, thu thập phản hồi cụ thể, và giải quyết các vấn đề phát sinh trước khi mở cửa chính thức. 

Grand Opening là gì?

Mục tiêu

Mục tiêu của Grand Opening là tạo ấn tượng mạnh mẽ và thu hút sự chú ý rộng rãi từ công chúng đối với doanh nghiệp hoặc cửa hàng mới. Sự kiện này nhằm khẳng định sự hiện diện của thương hiệu, xây dựng hình ảnh tích cực, và thu hút lượng lớn khách hàng. Grand Opening cũng là cơ hội để giới thiệu sản phẩm và dịch vụ, tạo ra trải nghiệm độc đáo cho khách hàng, và thúc đẩy doanh số bán hàng ngay từ đầu. Ngoài ra, sự kiện này còn giúp tạo mối quan hệ với cộng đồng, báo chí, và các đối tác tiềm năng, góp phần vào sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp.Grand Opening

Khán giả

Grand Opening mở cửa cho công chúng rộng rãi, bao gồm khách hàng tiềm năng, báo chí, người có sức ảnh hưởng, và các đối tác kinh doanh. Ngoài ra, sự kiện này cũng có thể mời bạn bè, gia đình, và nhân viên của doanh nghiệp. Mục tiêu là thu hút sự chú ý và tạo ra tiếng vang lớn trong cộng đồng, qua đó tăng cường nhận diện thương hiệu và thúc đẩy doanh số bán hàng. Sự hiện diện của báo chí và người có ảnh hưởng còn giúp doanh nghiệp lan tỏa thông tin về sự kiện và sản phẩm, dịch vụ của mình đến nhiều người hơn.

Quy mô

Quy mô của Grand Opening thường lớn và hoành tráng hơn, nhằm tạo ấn tượng mạnh và thu hút sự chú ý rộng rãi. Grand Opening thường đi kèm với các hoạt động quảng bá, khuyến mãi đặc biệt, và các chương trình giải trí để thu hút đông đảo người tham dự. 

Các bước tổ chức Soft Opening và Grand Opening

1. Xác định mục tiêu và đối tượng khách mời

Trước hết, xác định rõ mục tiêu của sự kiện Soft Opening hay Grand Opening của bạn. Bạn muốn thu thập phản hồi từ khách hàng, xây dựng mối quan hệ với cộng đồng địa phương hay tạo ra sự chú ý đối với các đối tác kinh doanh? Sau đó, xác định đối tượng khách mời phù hợp với mục tiêu đó, bao gồm gia đình, bạn bè, nhà báo, influencers, và các khách hàng tiềm năng. khách mời Soft opening

2. Chọn ngày và địa điểm

Chọn một ngày phù hợp cho sự kiện Soft Opening hay Grand Opening, tránh các ngày lễ lớn hoặc thời điểm mà đối tượng khách mời có thể bận rộn. Đảm bảo rằng ngày và giờ tổ chức sự kiện không xung đột với các sự kiện khác trong khu vực. Sau đó, chọn một địa điểm phù hợp với quy mô của sự kiện và tiện ích cho khách mời.

3. Lên kế hoạch về không gian và trang trí

Trong sự kiện Soft Opening/Grand Opening, việc tạo ra một môi trường ấm cúng và chuyên nghiệp là điều quan trọng. Đầu tiên, xác định phong cách và concept của sự kiện để phản ánh được thương hiệu của doanh nghiệp. Tiếp theo, thiết kế không gian sự kiện bằng cách sắp xếp đồ đạc, ánh sáng và trang trí phù hợp. Sử dụng logo, banner và các yếu tố trang trí khác để tạo ra không gian độc đáo và thu hút sự chú ý của khách mời, giúp tạo nên ấn tượng mạnh mẽ cho sự kiện.Không gian Soft opening

4. Chuẩn bị menu và thực đơn

Trong sự kiện Soft Opening/Grand Opening, chuẩn bị menu và thực đơn đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo phản ánh được phong cách và chất lượng của doanh nghiệp. Đầu tiên, xác định đặc điểm và sở thích của đối tượng khách mời. Sau đó, tạo ra một thực đơn đa dạng và hấp dẫn với các món ăn và đồ uống chất lượng cao, phù hợp với không gian và concept của sự kiện. Cuối cùng, đảm bảo rằng thực đơn được chuẩn bị kỹ lưỡng và thực hiện bởi đội ngũ nhà hàng hoặc đầu bếp chuyên nghiệp.

5. Mời khách và quản lý danh sách khách mời

Trong sự kiện Soft Opening/Grand Opening, đầu tiên, xác định đối tượng khách mời phù hợp với mục tiêu sự kiện. Tiếp theo, gửi lời mời thông qua email, thư trực tiếp hoặc điện thoại và xác nhận sự có mặt của họ. Sử dụng các công cụ quản lý danh sách như spreadsheet hoặc phần mềm quản lý sự kiện để theo dõi thông tin và xác nhận đến từng khách mời. Đảm bảo danh sách được cập nhật và thông tin liên lạc được duy trì để tiện cho việc giao tiếp.

6. Lên agenda chương trình 

Đầu tiên trong agenda Soft Opening/Grand Opening là lời chào mừng và giới thiệu về doanh nghiệp, sản phẩm và dịch vụ. Sau đó là thời gian để khách mời thưởng thức thực đơn và tham gia vào các hoạt động tương tác như trò chơi và quay số may mắn. Tiếp theo là một phần giải trí như biểu diễn âm nhạc hoặc nghệ thuật. Kết thúc sự kiện là phát biểu cảm ơn từ chủ nhà hàng, quán cafe và một tóm tắt về ý nghĩa của sự kiện. Cuối cùng, khách mời được tự do tương tác, chụp ảnh và thưởng thức không gian sự kiện. Agenda này giúp đảm bảo sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ và đáp ứng được mong đợi của khách mời.Agenda Soft Opening

7. Quản lý và đào tạo nhân viên

Đầu tiên, hãy tổ chức các buổi đào tạo chi tiết về sản phẩm, dịch vụ, và quy trình phục vụ để nhân viên nắm vững kiến thức cần thiết. Cung cấp hướng dẫn về cách giao tiếp với khách hàng, xử lý tình huống phát sinh, và kỹ năng giải quyết vấn đề.

Thứ hai, phân công nhiệm vụ rõ ràng và đảm bảo mỗi nhân viên hiểu vai trò của mình trong sự kiện. Tạo ra một không gian hỗ trợ và khuyến khích nhân viên đặt câu hỏi để làm rõ mọi thắc mắc. Cuối cùng, tiến hành các buổi diễn tập thực tế để nhân viên có thể làm quen với môi trường làm việc và đảm bảo mọi quy trình diễn ra suôn sẻ trong ngày Soft Opening.Đào tạo nhân viên trong sự kiện

8. Tiến hành sự kiện và thu thập phản hồi

Để thu thập phản hồi một cách hiệu quả trong sự kiện Soft Opening/Grand Opening, bạn có thể sử dụng các phương tiện như phiếu khảo sát in sẵn hoặc điện tử, cuộc trò chuyện trực tiếp với khách hàng, hoặc sử dụng các ứng dụng và công nghệ để thu thập phản hồi trực tuyến.

Khi thu thập phản hồi, hãy đảm bảo rằng câu hỏi được thiết kế một cách cụ thể và có ý nghĩa, từ việc đánh giá sản phẩm và dịch vụ đến trải nghiệm tổ chức sự kiện. Sau đó, phân tích và đánh giá phản hồi để nhận biết các điểm mạnh và yếu của sự kiện và đề xuất các cải tiến cần thiết cho các sự kiện tương lai.

9. Tạo và duy trì mối quan hệ sau sự kiện

Sau sự kiện Soft Opening/Grand Opening, tiếp tục tạo và duy trì mối quan hệ với khách hàng tiềm năng bằng cách gửi thư cảm ơn, cập nhật về sản phẩm và dịch vụ, và tạo ra các chương trình khuyến mãi và ưu đãi đặc biệt.

Qua bài viết trên, chắc hẳn bạn cũng thấy dù là Soft Opening hay Grand Opening, việc tổ chức một sự kiện mở cửa đều đòi hỏi kế hoạch cẩn thận và chuẩn bị kỹ lưỡng. Qua đó, nhà nhà hàng mới có thể tạo ra một ấn tượng tích cực đối với khách hàng và cộng đồng, cũng như đặt nền móng cho sự phát triển thành công trong tương lai. Hãy cùng chia sẻ với Gia Restaurant trải nghiệm được chính tay tổ chức hay tham gia một hoạt động Soft opening hay Grand opening thú vị nhé!

>> Đọc thêm: 

en_USEN